資料作成苦痛な人必見！ラクになる効率化のコツ

プレッシャーの中で、うまくまとめられず時間ばかりが過ぎる──

そんなストレスから抜け出すために、本記事では、

型・ツール・思考法の3方向から、資料作成を効率化する実践的なコツについて紹介します！

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【結論】資料作成 苦痛 を減らすには、3つの工夫だけ

資料作成が苦痛な理由は、ほとんどが「悩む時間の多さ」です。

ですが、3つのシンプルな工夫だけで、その苦痛は大幅に軽くできます。

そこで、資料づくりをラクにする方法を、以下にまとめました。

• ①迷わない「型」でスライドが時短
• ②AIで「下書き」を自動化
• ③「作らない勇気」でムダを省く

この3つを意識するだけで、資料づくりはもっと楽になります。

では、具体的な内容を一つずつ解説していきます。

①スライドの型を決めて迷わない

資料作成が苦痛になる大きな原因は「どこから手をつけるか分からない」状態です。

毎回ゼロから考えると、時間もメンタルも削られます。

だからこそ、あらかじめ「型」を決めておくことで、思考の迷いをなくせます。

• 目的→結論→理由→補足の順
• 1スライド＝1メッセージ
• 定番テンプレートを使う
• 色・フォントは固定化

たとえば、「営業資料」を作るときは以下の流れが定番です。

毎回この型に沿うだけで、スピードもクオリティも安定します。

まずは「自分なりの型」を決めて、資料作成の迷いをなくしましょう。

少し型を決めるだけで、資料づくりは一気に楽になりますよ。

悩む時間を減らすのが、型を使う最大のメリットです。

②AIツールに“下書き”を任せる

資料がつらい理由の一つに「手が動かない」があります。

頭では分かっていても、最初の一文が出ないことってありますよね。

そんなときは、AIツールに“下書き”をまかせるのが効果的です。

• ChatGPTにたたき台を作らせる
• Notion AIで文章を整える
• 「資料の目的」を投げて自動生成
• 無理に一から作らない

たとえば、企画資料を作る場面を考えてみましょう。

AIを使うことで、手が止まる時間を減らせます。

自分のアイデアがなくても、まず動き出せるのが大きなメリットです。

「自分の力だけでなんとかしないと」という思い込みを手放しましょう。

AIの力を借りることは、手抜きではなく、効率化です。

手が止まったら、まずAIに頼ってみましょう。

最初の1歩をAIにまかせると、作業のハードルが一気に下がります。

③「作らない勇気」でムダを削る

資料作成が苦痛になる理由の一つが「作りすぎ」です。

言いたいことを全部入れようとして、結果的に自分を追い込みます。

でも、すべての内容を“資料にする必要”はありません。

• 話せる内容は口頭で補足
• 前回と同じ内容は使い回す
• そもそも資料が必要か見直す
• 文字を減らして図で見せる

たとえば、会議のたびに作っていた「週報資料」について考えてみましょう。

「作らなくていい資料」は、必ず存在します。

まずは「それ、ほんとに必要？」と自分に問いかけましょう。

削れるところを削るのは、仕事の工夫です。

ムダな資料を作らないことで、本当に伝えたいことに集中できます。

作らない判断は、効率化の第一歩です。

最短5分！資料作成の効率化テクまとめ

資料作成の苦痛をなくすには「工夫」と「ツール」の両方が必要です。

なかでも、すぐに使える時短テクは、明日からの仕事にすぐ活かせます。

ここでは、効率よく資料を作るための2つのテクニックを紹介します。

• パワポの時短ショートカット＆裏技
• ChatGPTやNotion AIのおすすめ活用法

時短テクを知っておくだけで、資料作成のストレスはグッと減ります。

では、それぞれのテクニックを詳しく見ていきましょう。

パワポの時短ショートカット＆裏技

パワポが苦痛な理由は、細かい操作に時間がかかるからです。

でも、キーボード操作を覚えれば、手間をかなり減らせます。

特に「定番ショートカット」を使うだけで、作業時間が大幅短縮されます。

• Ctrl＋D：図形やテキストの複製
• Ctrl＋Shift＋G：グループ化
• Ctrl＋Shift＋C/V：書式のコピーと貼付け
• F4：直前の操作を繰り返す

たとえば、プレゼン資料を10枚作るとき、図形を何度もコピーしたい場合。

これだけで、手作業を減らして集中力を温存できます。

「めんどうな作業」をツールに任せて、思考に集中しましょう。

ショートカットを覚えるだけで、パワポ作業は格段にラクになります。

使いながら、少しずつ覚えていけば大丈夫です。

ChatGPTやNotion AIのおすすめ活用法

資料の中身が浮かばない時にこそ、AIツールが活躍します。

とくにChatGPTやNotion AIは、構成づくりや文章化に強い味方です。

操作もシンプルなので、特別なスキルがなくてもすぐ使えます。

• ChatGPTで提案文のたたき台を出す
• Notion AIで文章を要約・整形
• 見出し構成を自動で作成
• 伝えたい要素だけ指示して生成

たとえば、企画の趣旨を短くまとめたいときはこう使います。

AIを使えば「苦手」を強みに変えることもできます。

うまく活用して、効率と安心感の両方を手に入れましょう。

AIとの協力で、資料作成はもっと簡単になります。

人間のクリエイティブに集中するための「補助輪」として使いましょう。

「心が折れる」を防ぐために

資料作成が苦痛なのは、スキル不足だけが原因ではありません。

多くの場合、自分への期待や完璧主義が、心を重くしています。

最後に、心を軽くするマインド面のヒントをお届けします。

• 完璧を目指さないマインドの作り方
• 資料作成のハードルを下げる3つの質問

スキルと同じくらい、心の余裕も大切です。

次のセクションで、心が折れそうな時の対処法を紹介します。

完璧を目指さないマインドの作り方

「ちゃんとしなきゃ」が重荷になっていませんか？

その完璧主義が、資料作成のハードルを上げてしまいます。

まずは「60点で出してみる」気持ちを持ちましょう。

• 最初から100点を目指さない
• 途中のフィードバックをもらう
• 「見せる前提」でラフに作る
• 他人の目線で評価しない

たとえば、完成度50%の段階で上司に見せることで、不安が減ります。

完璧より「前に進めること」を優先しましょう。

気楽に始めることで、結果的に良い資料になります。

完璧じゃなくていい。まず手を動かすことが一番大事です。

60点でもOKと思えると、気持ちがラクになります。

資料作成のハードルを下げる3つの質問

そもそも「どこがつらいのか」が分からないと、対策もできません。

だからまず、自分に問いかけてみましょう。

以下の3つの質問が、気づきを与えてくれます。

• この資料、本当に必要？
• どこまでが「最低限」？
• 他の手段で代用できない？

たとえば、毎月作っていたレポートが「実は上司も見ていなかった」と気づくケースもあります。

この3つの質問は、資料を作る前にも使えます。

ハードルを自分で上げすぎないようにしましょう。

「減らす」「やめる」「変える」が、ラクになるコツです。

迷ったら、この3つの質問を自分にしてみてください。

カリキュラムの全体像や選び方の基準は
キラーページPart1で詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

まとめ：資料作成を効率化して「苦痛」から解放されよう

今回は、資料作成を効率化して、苦痛を減らす具体策を紹介しました。

どれも今日から使えるテクニックばかりです。

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苦痛をゼロにする第一歩は、「効率化して悩まない」ことから始まります。